Workshop digitalisasi arsip haji. Foto Kemenag.
BeritaHaji.id - Tumpukan dokumen tua yang selama ini terabaikan di gudang Kantor Urusan Haji (KUH) KJRI Jeddah akhirnya mendapat perhatian serius. Arsip-arsip yang menyimpan jejak panjang penyelenggaraan haji Indonesia itu kini mulai diselamatkan lewat proses digitalisasi.
Langkah penyelamatan ini dilakukan lewat workshop selama tiga hari, 10–12 Agustus 2025, yang digelar langsung di KUH Jeddah. Para staf teknis dibekali keterampilan konservasi dokumen hingga pengelolaan manajemen pengetahuan.
Kegiatan ini dimulai dengan eksplorasi langsung ke lokasi penyimpanan dokumen di wilayah Rehab, Jeddah, Arab Saudi. Di sanalah berbagai dokumen berusia puluhan tahun ditemukan, sebagian dalam kondisi rusak, bahkan ada yang hilang akibat perpindahan kantor sebelumnya.
Guru Besar Filologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Oman Fathurahman yang menjadi narasumber utama, menilai dokumen-dokumen ini sangat penting secara historis dan akademik.
"Data-data Kemenag yang tersimpan di Rehab-Jeddah ini bernilai historis sekaligus akademik, sehingga penting untuk dikonservasi dan dikelola," ujarnya.
Menurut Oman, dokumen-dokumen yang ada tidak hanya bermanfaat untuk melihat sejarah penyelenggaraan ibadah haji, tetapi juga menjadi jejak penting hubungan diplomatik antara Indonesia dan Arab Saudi.
"Dokumen-dokumen KUH sangat penting bagi kajian akademik terkait sejarah penyelenggaraan haji maupun diplomasi Indonesia dan Saudi," jelasnya.
Salah satu temuan yang menarik adalah dokumen tentang model pelayanan haji di masa sebelum sistem muassasah, yang kini sudah diganti dengan model syarikah.
"Salah satu yang ditemukan adalah dokumen model pelayanan haji pada masa syekh atau sebelum muassasah yang kini sudah berganti menjadi syarikah," terang Oman Fathurahman.
Untuk menyelamatkan dokumen-dokumen tersebut, ada tahapan konservasi yang harus dilalui secara sistematis.
"Pertama, inventarisasi data. Ini meliputi proses pengumpulan, pengenalan, dan penandaan dokumen. Kedua, klasifikasi. Data-data yang sudah terkumpul, dikategorisasi secara tematik dan kronologis," ujarnya.
Setelah itu barulah masuk ke tahap digitalisasi.
"Kita lakukan proses alih media semua dokumen yang sudah diklasifikasi tersebut ke bentuk digital dengan perangkat dan teknik khusus," tambah Oman.
Proses digitalisasi ini tak hanya untuk menyelamatkan dokumen, tapi juga bagian dari strategi manajemen pengetahuan jangka panjang. Praktisi transformasi digital Hadi Rahman yang juga hadir sebagai narasumber menjelaskan pentingnya hal ini.
"Nantinya, data tersebut akan lebih mudah diakses untuk berbagai keperluan, seperti riset akademik dan referensi pengambilan kebijakan," tandas Hadi.
.png)
.jpg)
.png)
